Plantilla: inventario de tareas repetitivas

Antes de automatizar conviene tener a la vista todo lo que haces de forma repetitiva. Copia esta tabla en una hoja de cálculo o en un documento y rellena una fila por tarea durante una semana. Al terminar, verás qué tareas concentran más tiempo y cuáles son más fáciles de automatizar.

La tabla

Qué anotar en cada columna

• Tarea: una acción concreta que repites. Si es muy grande, divídela en pasos.
• Minutos por vez: cuánto te lleva cada vez que la haces. No hace falta cronómetro; una estimación honesta basta.
• Veces/semana: cuántas veces la repites en una semana normal.
• ¿Basada en reglas?: responde Sí, No o En parte. Es “Sí” cuando puedes describirla como “si pasa X, hago Y” sin necesitar criterio experto cada vez.
• Datos que mueve: de dónde salen los datos y a dónde van (de un email a una hoja, de un formulario a tu gestor). Si no mueve datos, anótalo.
• Notas: cualquier detalle útil (formato estable, excepciones, datos sensibles, quién la hace).

Cómo usar el inventario

1. Rellénalo durante una semana sin filtrar: apunta hasta lo que haces en piloto automático.
2. Ordena por tiempo total (minutos por vez × veces/semana). Arriba quedan las que más te cuestan.
3. Fíjate en las de “Sí” en reglas: son las mejores candidatas iniciales a automatizar.
4. Descarta por ahora las que exigen criterio o negociación cada vez.

Siguiente paso

Con el inventario hecho, decide por dónde empezar y cuánto ganarías:

• Ordena tus candidatas por impacto y esfuerzo con el priorizador de tareas.
• Estima el ahorro de la que más compensa con la calculadora de ahorro por automatización.
• Si quieres repasar el método completo, revisa la guía de cómo identificar tareas automatizables.

Contenido informativo y operativo. No constituye asesoramiento fiscal, legal ni financiero.